Antecedentes
En 2006 Google lanzó el servicio denominado “Google Apps for your Domain”, que pasaría a conocerse simplemente como “Google Apps”. Dicho servicio en sus primeros días contaba con la principal característica de poder incorporar Gmail como servidor de correo corporativo para cualquier dominio de internet que lo configurara.
Durante la existencia del servicio, se fueron incorporando y retirando características, como el espacio de almacenamiento disponible por cada cuenta de correo, el número de usuarios que una organización podía crear, y funcionalidades de ofimática como procesador de textos, hojas de cálculo, calendarios, entre otras. Así mismo fue cambiando de nombre consecutivamente a Google Apps for Business, Google Apps for Work, G Suite, y actualmente es conocido como Google Workspace.
Actualización 2022
En febrero de 2022, Google ha comenzado a avisar a sus usuarios mediante correo electrónico a la cuenta del administrador del servicio desde workspace-noreply@google.com que los planes aún vigentes de Google Suite llegarán a su fin a partir del 30 de abril de 2022. Esto afecta directamente a diversos dominios que cuentan actualmente con este plan creado desde los años en que el servicio fue de libre adquisición. Puede consultar el aviso y más información en los siguientes vínculos:
Google ha establecido que las cuentas que usen Google Suite pasarán a su equivalente en Google Workspace, lo que implica un cobro directamente en Google por cada una de las cuentas de correo que utilice. En caso de no refrendar la migración mediante el alta de una tarjeta de crédito, el servicio será suspendido a partir del 01 de julio de 2022.
Obtener el acceso a la cuenta de administración
Para poder realizar cualquier ajuste o verificar cualquier información, lo primero es obtener acceso a la cuenta de administración del servicio. Verifique si en alguna de las cuentas de correo a las que actualmente tiene acceso puede ingresar a la consola de administración mediante Configuración rápida > Administrar esta organización (ver figura 1, la instrucción señalada en verde).
Si no puede ver el enlace en la configuración rápida, pruebe a ingresar directamente a la consola de administración desde el siguiente enlace. Se le solicitará una cuenta de correo de su dominio:
Si aún con este enlace no consigue acceder complete el siguiente formulario para solicitar que una cuenta a la que tiene acceso se convierta en la cuenta del administrador. Es necesario que contacte a su proveedor de hospedaje o dominio para realizar los ajustes necesarios a fin de conseguir la autenticación.
Depurar el uso de cuentas de correo
Una vez que consiga acceso a la consola de administración revise cuáles son las cuentas que efectivamente utiliza y cuáles no para proceder a su baja. Durante el proceso de baja podrá trasladar el contenido de la cuenta eliminada a otra cuenta siempre que exista espacio suficiente en la cuenta de destino. Depure la bandeja de entrada de mensajes antiguos y pesados para reducir al mínimo su uso.
Opciones disponibles para continuar con el uso del correo electrónico corporativo
Continuar en Google Workspace
Para esto el usuario administrador deberá ingresar en la consola de administración, escoger un plan de migración y alimentar una tarjeta de crédito. Con esta acción se obtiene un año de uso del nuevo plan para todos los usuarios. Hay que tener presente que al finalizar el año se deberá cubrir una cuota mensual mínima de USD 6 (USD 72 anuales) por cada una de las cuentas de correo que se conserven. Puede consultar los costos en el siguiente enlace:
Cambiar de proveedor de correo electrónico
Puede trasladar todo el contenido de sus cuentas a un nuevo proveedor de correo electrónico corporativo. Hay que tener en cuenta que esto también implica un costo dependiendo del proveedor y plan a contratar, por lo que hay que valorar si el coste es adecuado contra los beneficios de migrar o permanecer en el plan de pago de Google.
Trasladar el contenido de cada cuenta de correo a una cuenta personal de Gmail, Hotmail o Yahoo
Siempre que la cuenta personal de Gmail, Hotmail o Yahoo cuente con espacio suficiente, se puede trasladar el contenido de cada cuenta y luego redireccionar desde su página web los correos corporativos hacia la cuenta personal. Si la cuenta personal lo permite, puede configurarla para que pueda enviar o recibir correos usar el dominio corporativo.
Usar los correos que le provee su hospedaje web
Puede crear en el hospedaje de su página de Internet las cuentas que actualmente use, conectarlas a un cliente de correo como Office Outlook y descargar el contenido desde las cuentas de Google Suite en la computadora de cada usuario. Enseguida será necesario desconectar el servicio de Google Apps de su dominio para que el hospedaje sea el que procese los mensajes de corroe electrónico. Tenga en cuenta que en la mayoría de los casos esta opción no cuenta con un espacio amplio en el hospedaje, por lo que se depende de Office Outlook para descargar el contenido en la computadora del usuario y no saturar el servidor.
Linea de tiempo
| Fecha | Evento |
|---|---|
| febrero 2022 | Google comienza a avisar a los usuarios de Google Apps sobre el fin del servicio gratuito. |
| 30 de abril de 2022 | Último dia de disponibilidad de Google Apps. Último día para dar de alta una forma de pago y escoger una versión de Google Workspace. |
| 01 de mayo de 2022 | Migración automática de Google Apps a Google Workspace. |
| 30 de junio de 2022 | Último dia del período de gracia para usar Google Workspace sin costo |
| 01 de julio de 2022 | Inicio del cobro de la versión de Google Workspace escogida por el usuario o migrada automáticamente. Suspensión de la suscripción a Google Workspace en caso de no haber alimentado una forma de pago. |
| 01 de octubre | Suspensión del acceso a los principales servicios de Google Workspace, como Gmail, Calendar o Meet hasta que se proporcione una forma de pago. |
